Checklist: meer grip op het inkoopproces

Wil je het inkoopproces verbeteren en inkoopkosten verlagen? Doorloop onderstaande checklist voor meer grip. Want het grootste deel heb je zelf in de hand. Maar let op: kostenbesparingen mogen nooit leiden tot een vermindering van de kwaliteit.

1. Analyseer de inkoop
De inkoopanalyse begint met de analyse van je crediteurenbestand. Deze analyse bestaat uit een overzicht van leveranciers met betrekking tot een compleet boekjaar. Zorg dat je de NAW-gegevens, kostenomschrijving, de kostenpost en het bedrag dat je aan deze crediteuren betaalt noteert.

2. Segmenteer
Nadat je een inkoopanalyse hebt gedaan, ga je segmenteren. Bepaal per leverancier wat deze aan jouw organisatie levert. Noteer de hoeveelheden en onderverdeel de producten en diensten per inkoopcategorie. Denk aan ICT, huisvesting, marketing, energie, etc. Hoe nauwkeuriger je dit doet, hoe beter. Zo krijg je een goed beeld hoe je de de inkoopkosten en het inkoopproces kan verbeteren.

3. Beoordeel contractafspraken
Wat zijn je top 20 leveranciers? En nog belangrijker: wat zijn de afspraken die je met hen hebt gemaakt? Zijn deze afspraken marktconform? Zodra je dit weet kun je je huidige en nieuwe leveranciers uitnodigen om inkoopovereenkomsten door te nemen. Vergelijk niet alleen op prijs, maar let op betrouwbaarheid, kwaliteit en leveringsvoorwaarden.

4. Maak een plan van aanpak
In je plan van aanpak zet je de puntjes op de i om je inkoopproces te verbeteren. Zo kun je er bijvoorbeeld in zetten dat je inkoopvolumes gaat bundelen of nieuwe onderhandelingen aangaat met je huidige leveranciers. Ook kun je besluiten om bepaalde diensten juist helemaal niet meer in te kopen. De wijze waarop een en ander gerealiseerd dient te worden, moet ook in het plan van aanpak worden opgenomen.

Meer weten over het inkoopproces? Het komt aan bod tijdens de opleidingen van PiTtiG Inkoop.

Meer nieuws